Hatékony projekt kontrolling minden tekintetben
Idő, költség, minőség: ezek a tényezők alkotják a projektmenedzsment háromszög oldalait. A projekt célját meghatározott idő alatt, és meghatározott ráfordításból kell (vagy kellene) megvalósítani.
Vannak persze olyan egyszerűbb projektek, melyeknél csak a háromszög egy-két oldalát kell szem előtt tartanunk. Ad-hoc projektek esetében csak meg akarunk valósítani valamit, nem igazán számít, hogy mikorra készül el, és hogy mennyibe kerül. Előfordulhat olyan is, hogy a projekt alapvető céljának megvalósításán túl csak a költségeket, vagy csak a határidőt kell szem előtt tartani. Amennyiben azonban optimális projektet szeretnénk, elvileg a háromszög egyik oldala sem csorbulhat.
Olcsó, gyors és jó. Azt mondják, a függőségek miatt nem lehet mindhármat egyszerre megvalósítani, választani kell kettőt. Én arra próbálok most rámutatni, hogy nem feltétlenül kell hinni ennek a népi bölcsességnek: megfelelő ellenőrzéssel a projekt minden célkitűzése teljesíthető.
A háromszög megvalósítása
Ennek a háromszögnek sajnos nem lehet körzővel és vonalzóval megmérni az oldalait: részletes információkra, pontos és friss adatokra van szükségünk, hogy ellenőrizhessük a projekt teljesítményét mindegyik szempontból.
A munkavégzéshez kapcsolódó adatoknak minél nagyobb részletességgel, és minél gyorsabban, aktuálisabban kell rendelkezésre állniuk, hogy egy hatékony rendszert alakíthassunk ki a projektek kontrollálásához.
Optimális esetben akár a tevékenységek szintjéig is le lehet bontani a rögzített adatokat, így szükség esetén a munkavégzés bármely részlete ellenőrizhető. A legfontosabb a készültségek és ráfordítások feljegyzése, melyek alakulása megmutatja, hogy hogyan haladunk a háromszög 2 oldalán. A harmadik tényező (határidő) nyomonkövetéséhez pedig az szükséges, hogy az adatok minél pontosabb és gyorsabban kerüljenek tárolásra, nagyjából valós időben, a munkavégzéssel párhuzamosan.
A projektek ellenőrzése tehát nem egyszerű, legalábbis a megfelelő eszközök és rendszerek használata nélkül. Egy jó szoftver bevonása segíthet alacsony adminisztráció árán összegyűjteni és kielemezni a szükséges adatokat.
A simpTASK pontosan egy ilyen szoftver.
A simpTASK felhasználói folyamatosan rögzíthetik munkavégzésük adatait, eredményeit, a rendszer pedig a projektek ellenőrzéséhez szükséges információkká alakítja azokat.
Folyamatosan követhető, hogy hogyan változik a projektet felépítő feladatok százalékos készültsége, illetve, hogy az eredményeket mekkora időráfordítással sikerül realizálni. Igény esetén akár az összes elvégzett tevékenység rövid leírása is előkereshető, illetve a munkákhoz kapcsolódó minden eredménytermék, jegyzet.
Az ellenőrzés legfontosabb elemei a kockázati mutatók: határidő-, ráfordítás-, illetve összetett kockázat. Ezek azt mutatják, hogy azonos ütemben haladva az adott projekt (vagy feladat) a tervezetthez képest mekkora ráfordítással, és mikorra készül el, illetve hogy ezek a várható értékek összességében mekkora kockázatot képeznek.
Ezek a mutatók a projekt életének bármelyik pillanatában képesek előrejelezni, hogy várhatóan hogyan fog kinézni a háromszög. Időben meg lehet tenni a siker biztosításához szükséges lépéseket.
Szeretné kipróbálni? Kérjen ingyenes próbaverziót itt!
Comments are closed.