A cégek élete ritkán unalmas. Munkák jönnek, munkák mennek. Kollégák jönnek, kollágák mennek. Ügyfelek jönnek, ügyfelek mennek. Eseményekből sosincs hiány. A különböző történések pedig mindig újabb és újabb adatokat szülnek, hiszen azokat feljegyezni az estek egyik részében kötelelző, másik részében érdemes.
A munkáltatóknak kötelezettsége például az, hogy a munkavállalók bizonyos adatairól (pl.: TAJ-szám, anyukája neve, munkakör) nyilvántartást vezessen, továbbá nyilvánvaló érdeke az, hogy a dolgozók fontosabb elérhetőségeit is hozzáférhetően tárolja. Hasonló nyilvántartást érdemes vezetni az ügyfelekről, az ügyfelek kapcsolattartóiról is, illetve a külöböző projektekről, munkákról, megbeszélésekről, és még sorolhatnám.
Az adatokkal csak az a baj, hogy minél több van, annál nehezebb tárolni őket, és kinyerni belőlük a szükséges információkat. Szerencsére az adatok tárolása manapság egyre egyszerűbb és olcsóbb. Természetesen ezt én a digitális megoldásokra értem, a papírhalmokat tessék elfelejteni!
A legtöbb cég – úgy gondolom – már digitalizálta valamilyen formában az adatkezelését. Magyarország azonban nem áll túlzottan jól digitális írástudásban[1], és talán ennek is köszönhető, hogy sok cég nem a legpraktikusabb módját választja az adatkezelésnek.
Az Excel, lévén egyszerű táblázatkezelő szoftver, gyakori megoldásnak számít. Igazából nem csak a céges adatok nyilvántartására, hanem nagyjából mindenre.
Használják pénzügyes dolgokhoz, előrejelzésekhez, projekt státuszjelentésekhez, kontakt listákhoz, számlázáshoz, tudományos és statisztikai elemzésekhez.[2] Weboldalak monitorozásához, linkcsokrok gyűjtéséhez, képgalériák nézegetéséhez, adósságok menedzseléséhez, stb.[3]
Sokoldalú, használata viszonylag intuitív, könnyen hozzáférhető. Ez mind igaz is, azonban van az éremnek egy másik oldala: a sokoldalúság és letisztultság ára, hogy a legtöbb problémára csak félmegoldást tud nyújtani. Így bár feljegyezni könnyű az adatokat, azokhoz megfelelő struktúrát és elemzési folyamatokat kialakítani nehézkes. Tehát hogyha teljeskörű megoldást szeretnénk, igazából a legegyszerűbbnek tűnő eszköz lehet a legbonyolultabb, legidőigényesebb.
Az én javaslatom az, hogy válasszon specifikusabb szoftvert, ami pontosan az Ön problémájának megoldását célozza. Szerencsére van egy konkrét javaslatom is: szoftverünk, a simpTASK.
A simpTASK vállalatirányítási rendszere többféle irányból támogatja cégének működését. Egy rendszerbe integráltan kezelheti a munkavállalókat (felhasználókat), ügyfeleket, projekteket, feladatokat, tevékenységeket, jegyzeteket – minden olyan információt, ami a működést érdemben befolyásolhatja.
Az adatok rendelkezésre állását a folyamatos rögzítések biztosítják. Ez első körben munkaigényesnek tűnhet, és valamilyen szinten az is. Ez a munka azonban eloszlik a cég összes dolgozója között: mindenkinek csak a saját munkavégzését kell adminisztrálnia, ez pedig fejenként nem jelenthet többet néhány percnél naponta. Így nem fog sem az ügyvezető, sem a HR-es, sem senki más belefulladni az adminisztráció tengerébe, a rendszer mégis bőséges és sokrétű adatállománnyal rendelkezhet.
A munkavégzéshez közvetlenül kapcsolódó részletes adatokon túl jegyzetek, hivatkozások, elérhetőségek is szerepelnek a simpTASK-ban, így az változatos eszközökkel tudja csillapítani felhasználóinak információéhségét.
A rendszer részletes kimutatásokat készít a munkavégzésekről és azok eredményeiről, így az adatok könnyen értelmezhető formában kerülnek a felhasználók elé. További előnye a simpTASK-nak, hogy webes felületen, cloud szolgáltatásként érhető el, nincs szükség a szoftver lokális telepítésére. Így bármelyik kolléga, a világ bármely pontjáról, bármikor elérheti a munkáját érintő adatokat, és ehhez csak egy internetezésre alkalmas eszközre lesz szüksége.
Az információ hatalom, az információ pénz. Éppen ezért kiválasztani a megfelelő módszert, és ahhoz a megfelelő szoftvert az adatok nyilvántartásához, jó befektetés.
Próbálja ki a simpTASK-ot! Az ingyenes próbaverzióval nem veszíthet.
[1] http://index.hu/belfold/2015/11/24/atlagon_aluli_a_digitalis_irastudas_magyarorszagon/
[2] http://www.opengatesw.net/ms-excel-tutorials/What-is-Excel-Used-For.htm
[3] http://www.makeuseof.com/tag/microsoft-excel-manage-life/