A projektet és a projektmenedzsmentet a projekthelyzettől függően többféleképpen lehet meghatározni. Ez nem egyszerű feladat, hiszen még a szakirodalomban is gyakran kifogásolhatóan határozzák meg. Az ISO szabványokban található meghatározás alapján „a projekt olyan egyedi folyamat, amely egyértelmű kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – minőségi, erőforrás és költségkorlátoknak – megfelelő, egy adott célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja”. A szervezeti működéstől az különbözteti meg a projektet, hogy ideiglenes és egyedi. Célja, hogy egy egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre.
Megfigyelhető tendencia, hogy egy-egy projekt egy nagyobb projektstruktúra része, a célkitűzéseket és a termék/szolgáltatás jellemzőit folyamatosan lehet meghatározni és elérni a projekt időtartama alatt. Az is látszik, hogy egyre nagyobb jelentősége van a folyamatos nyomon követésnek.
Bár a projektek végterméke nagyon sokszínű és eltérő lehet, a projekteknek közös jellemzői és tulajdonságai is vannak. Eltérő fázisai vannak egy gyógyszeripari termék fejlesztésének vagy egy szoftverfejlesztésnek, egy autó fejlesztésének vagy egy építőipari projektnek. Azonban iparágtól függetlenül, legalább négy felismerhető fázisa van a jól működő projekteknek, ezek a:
- Definiálási fázis
- Tervezés, szervezés fázis
- Végrehajtás fázis
- Befejezés fázis
A projekt életének a definiálási fázis a legfontosabb fázisa, hiszen itt dől el, hogy a projekt későbbi szakaszaiban mi fog következni, mi a projekt célkitűzése, itt alakul ki az elkötelezettség a projekt megvalósítása iránt.
A fázis lépései közé tartozik a projekt vevőjének azonosítása, a szervezeti környezet felderítése, megvalósíthatósági tanulmányok készítése és a dokumentálás.
Nagyon fontos, hogy a projekt vevőjét, annak pontos elvárásait ismerni kell a cél meghatározása érdekében, hiszen nemcsak a termék, de a projekt is a vevő számára készül. Ha nem ismerjük pontosan a vevőt, akkor a projekt kockázatosabbá válik, a sikertelen befejezés kockázata megnő.
Ezt a kockázatot csökkenthetjük, ha a vevőt pontosan azonosítjuk, elvárásait ismerjük. Tisztázni kell, hogy milyen célt kell elérni és milyen minőségben. Az is előfordulhat, hogy a vevői kör nagyon komplex, ebben az esetben még nehezebb meghatározni a siker tényezőit. Leggyakrabban a vevő az a személy, aki az eredményhez leginkább kapcsolódó szervezetet képviseli, aki állja a felmerülő költségeket, akinek a tevékenységek koordinálására gyakorolt befolyása a legnagyobb, akinek a projekt sikere nagyon fontos.
A vevő azonosítása után meghatározandó a projekt pontos feladata, az általa igényelt minőség. Ez természetesen hosszú, visszacsatolásokat igénylő folyamat. Sok megbeszélés, egyeztetés szükséges, melyekre megfelelő mennyiségű időt kell szánni!
A projekt elfogadásáról szóló döntés előtt átfogó tanulmánytervet szükséges készíteni, melyben át kell gondolni az
- időkorlátokat, erőforráskorlátokat, költségkorlátokat
- végtermékkel kapcsolatos (vevői) igényeket (működési paraméterek, minőség, megbízhatóság, rugalmasság, anyagok, szabályozóknak való megfelelés, környezettel való kapcsolat, stb.)
- kommunikációs csatornák meghatározása
- kapcsolattartással kapcsolatos vevői igények
- sikeres befejezés feltételei, annak mérőszámai (vevői elégedettség, gazdaságossági haszon, projektből leszűrt tanulságok
- felelősségek, munkamegosztás
- szervezeten belüli funkciók, szerepek
- beszállítók
- kockázati tényezők
- környezeti, földrajzi megfontolások
- szerződéses feltételek elfogadhatósága
Ennek a tanulmánynak, dokumentálásnak hátránya, hogy munka- és időigényes, ugyanakkor a minél precízebben történő dokumentálás segíti a projekt kedvező végkimenetelét.
Az első fázis „terméke” egy olyan dokumentum, melyben kifejtésre kerül a projekt küldetése, a specifikáció, idő – erőforrás – költség korlátok, finanszírozás, elemzések alapján várható eredmények, befejezés követelményei, kockázati tényezők.
Egy pontosan elkészített dokumentáció nagy segítséget jelent a projektmenedzser számára, szinte átvezeti a következő fázisba, a tervezésbe, megkönnyítve annak illesztését a projekt eredeti célkitűzéseihez.
Következő bejegyzésünkben a tervezés fázisának bemutatásától folytatjuk.
(A bejegyzés alapjául Dr. Sebestyén Zoltán: Projektmenedzsment című, 2014 évi oktatási segédanyaga szolgált.)
Próbálja ki ön is a simpTASK rendszert mielőbb, ingyenesen:
***** https://simptask.com/hu/probaverzio/ *****
Comments are closed.