Előző bejegyzésünkben láttuk, hogy a projektek definiálása alapvető fontosságú a sikerhez, azonban nem az egyetlen fázis, mely részletes kidolgozása és megvalósítása elengedhetetlen a kitűzött célok eléréséhez.
A projekthez tervet kell készíteni, ez a tervezés fázisában zajlik. A tervnek olyan részletesnek kell lennie, hogy az a megadott időhatárokon belül kidolgozható legyen. Nagyon fontos a felelős projektmenedzser mielőbbi kijelölése, hiszen ez minél később történik meg, annál több döntés születik nélküle, annál nehezebb dolga lesz. Optimális esetben a projektmenedzser kijelölése már a definiálás szakaszában megtörténik.
A tervezés során az első fázisban kijelölt célok lebontása zajlik elemi munkacsomagokra. Miután ez megtörtént, már a legbonyolultabb projektekhez is lehetséges elemi tevékenységeket meghatározni, felelősöket rendelni, költség – idő – erőforrásigényt meghatározni, minőségi követelményeket megfogalmazni. Később ezek alapján lesz lehetséges a nyomonkövetés. A tervezés során az előző fázisban azonosított kockázatok kezelését is meg kell tervezni, és azt, hogy az egyes kockázati tényezőkre milyen reakciót kell adni.
A definiálás és tervezés után a harmadik fázis a végrehajtás. Ebben a fázisban a terv megvalósítása zajlik. A megvalósítást kontrollálni szükséges. Ugyan ma már a kontrollnak kiemelt szerepe van a projektek számítógépes támogatottságában, mégis, a projektek menedzselésének egyik legelhanyagoltabb területe. A projektek végrehajtása során folyamatosan kezelni kell a változásokat, helyzetjelentéseket kell készíteni, az előzetes tervtől való eltérések esetén pedig megfelelő beavatkozásokat kell eszközölni. A projekttervben kialakított kommunikációs csatornákon a minimálisan elegendő mértékben tájékoztatni kell a projektteamet, a vezetést és a vevőt a projekt előrehaladásáról, időbeli helyzetéről, a költségek alakulásáról, a kedvezőtlen eseményekről és azok elhárítási módjáról.
Az utolsó projektfázis a befejezés szakasza. Ebben a fázisban a célhoz való visszacsatolással értékelni kell a projektet. Az értékelés esetleges elhagyásával megspórolt energia később hatványozottan üt vissza, ha például garanciális problémák lépnének fel vagy hasonló projekt végrehajtásába kezdünk, a korábbi tapasztalatok dokumentálása nélkül. Az értékeléshez szükséges jelentéseknek információt kell tartalmaznia az alkalmazott módszerek sikeréről, a csapattagok teljesítményéről, a szállítók megbízhatóságáról és magáról a tanulási folyamatról.
A gyakorlatban ezek a fázisok gyakran átfedésben vannak egymással. Ha egy fázis lezárhatósági kritériuma még nem következett be, de nagy valószínűséggel be fog, akkor bizonyos mértékű kockázatot vállalva már indítható a következő fázis. Erre általában akkor van lehetőség, ha a projekt egységes, vagyis erős projektmenedzser és magasszintű elkötelezettség jellemzi.
A simpTASK projektmenedzsment szoftver jelentős segítség a fent ismertetett fázisok sikeres teljesítéséhez. Segítségével egyszerűen hozzárendelhető a projektekhez a projektmenedzser és a team összes tagja, a projektekhez könnyen rendelhetőek feladatok és tevékenységek, a rendszerbe felvihetőek a projektek számított erőforrás – költség – időigényei, melyek segítségével a rendszer képes kockázatot számítani az adott projekthez. Ezen adatok felhasználásával a rendszer könnyen átlátható módon nyújt információt a projekt előrehaladásáról és azonnali tájékoztatást ad a lehetséges kockázatokról és azok alakulásáról.
A rendszer használatával leegyszerűsödik a teamtagok, a projektmenedzser és a vezetés közötti kommunikáció, lehetővé válik a mielőbbi reagálás egy váratlan projektszituációt követően.
A simpTASK rendszer elősegíti a projektek befejezéséhez is szükséges dokumentálást, számos kimutatás készíthető, a legkülönfélébb projektadatok, kockázatok, befektetett munka, erőforrás adatok felhasználásával.
(A bejegyzés alapjául Dr. Sebestyén Zoltán: Projektmenedzsment című, 2014 évi oktatási segédanyaga szolgált.)
Próbálja ki ön is a simpTASK rendszert mielőbb, ingyenesen:
***** https://simptask.com/hu/probaverzio/ *****
Comments are closed.