A vállalatirányítási rendszereket gyakran ERP-nek is nevezzük. Ez az angol Enterprise Resource Planning kifejezésből ered, ami pontosabban Vállalati Erőforrás Tervezőnek fordítható, ennél azonban általánosabb értelemben szoktuk a fogalmat használni.

A Wikipedia szerint az ERP az üzleti szoftverek egy kategóriája, mely általában olyan integrált alkalmazásokat jelent, melyeket egy szervezet különböző üzleti aktivitások gyűjtésére, tárolására, kezelésére és értelmezésére használhat, beleértve:

• termék tervezés, vásárlás
• gyártás vagy szolgáltatás
• marketing és sales
• készletgazdálkodás
• fizetés és szállítás.

Az Investopedia egyféle ragasztóként definiálja a vállalatirányítási rendszert. Egy nagyobb szervezetben általában minden osztálynak külön számítógépes rendszerei vannak, melyeket az ERP köt össze, segítve a kommunikációt és információmegosztást.

A TechTarget is az ERP rendszerek információáramlásban betöltött szerepét hangsúlyozza, mely lehetővé teszi az adatvezérelt üzleti döntéshozatalt. Az vállalatirányítási szoftverek a szervezet különböző szintjeiről gyűjtenek és rendszereznek adatokat, és kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI) nyújtanak valós időben a menedzsment számára.

Az ERP történetének kezdetét egyébként általában a ’60-as évek környékére teszik. Így van ezzel az ERP and More! is, mely a J.I. Case traktorgyártó és az IBM együttműködésének gyümölcseként született MRP (Anyagszükséglet Tervező) szoftvert említi az ERP rendszerek első elődjeként. A kezdeti esetlen és drága MRP szoftverektől hosszú út vezetett a mai fejlett rendszerekig – ennek én csak egy néhány fontosabb mérföldkövét emelném ki. 1972-ben létrejött az SAP nevezetű cég, 1977-ben pedig az Orcle, utóbbi 1979-ben piacra dobta az első SQL adatbáziskezelő rendszert, az elkövetkező évek során több különböző vállalati működési terület támogatására születnek szoftverek, majd 1990-ben megszületik az ERP fogalma, mely azóta is nagy népszerűségnek örvend, egyre több felhasználóval világszerte (bár a 2001-es terrortámadás egy időre visszavetette a keresletet).

Manapság tehát egyre intenzívebb a vállalati funkciók szoftveres támogatottsága, egyre többféle és egyre változatosabb megoldások segítik a vállatirányítást. A CIO Review a modern ERP rendszerekkel szembeni legfontosabb követelmények között említi a mobilitás és együttműködés támogatását, a keresletre való válaszképességet, az egyszerűséget és a döntési szabadságot. Ezeket az elvárásokat a technológiai fejlődés támasztotta, és minden sikerre törekvő alkalmazás köteles ezeknek minél jobban megfelelni.

Napjainkban tehát rendkívül bőséges a kínálat vállalatirányítási szoftverekből: a Capterra például 290 szoftvert javasol a témakörben, és a lista messze nem teljes. Nem könnyű megtalálni azt a szoftvert, mely a legnagyobb mértékben tudja vállalkozását támogatni. Szeretném, ha ez Önnek mégis sikerülne, ezért egy javaslattal szolgálok: próbálja ki a simpTASK-ot!

A Travel Channel szerint télen keményen dolgozni kell, nyáron pedig keményen játszani. Ennek okán felsorolják a 10 legkeresettebb helyet a nyári vakáció eltöltéséhez.

10. The Bahamas: Júniusban általában kellemes idő van, kevésbé zsúfolt, alacsonyak az árak. Fesztelen családi nyaralásokhoz tökéletes.

http://www.dre1allianceent.com/wp-content/uploads/2015/12/bahamasbeachmtn.jpg

9. Miami: Az égető forróság után az óceánban megmártózva hűsítheti magát. Spontán kikapcsolódáshoz kiváló.

http://www.miamiandbeaches.com/~/media/images/miamiandbeaches/plan-your-trip/gettingaround/miami-from-ft-lauderdale/causeway-miami-skyline-612×338.jpg

8. Catalina Island: A szmogos Los Angelesből komppal vagy helikopterrel átugorva búvárkodással, úszással, túrázással vagy biciklizéssel töltheti a napot egy olyan helyen, ahol még vad buffalók is barangolnak.

http://www.visitcatalinaisland.com/sites/default/files/styles/background/public/MT%20Ada%20Cam_0.jpg

7. Mackinac Island: Nyári hétvégéken tökéletes hely kerékpározni vagy túrázni. Több mint 100 éve kitiltották az autókat, és még ma is lovaskocsival járnak.

https://s-media-cache-ak0.pinimg.com/564x/a0/91/4f/a0914f6e3bbf73455efc8916c3d7ba65.jpg

6.  Ocean City: Leginkább a sétányáról híres: egy klasszikus, giccses séta, vagy egy jóféle helyi kézműves sör legurítása lehet a legjobb időtöltés.

http://theseaboard.com/content/images/Chris0197B.jpg

5. Amsterdam: Fesztiválok, események, szép házak és híres kanálisok. Városi kalandnak remek, főleg biciklivel vagy csónakkal üldözve a tökéletes brown cafét.

http://www.accessmba.com/uploads/tx_templavoila/Amsterdam.jpg

4. Virginia Beach: 3 mérföldes sétány kínál lehetőséget a napnyugta nézegetésére, külön sávval a kerósoknak és deszkásoknak. Családoknak jó választás.

http://www.atkinsonrealty.com/uploads/slides/slide2.jpg

3. Bora Bora: Tökéletes, paradicsomi sziget, ahogy azt elképzeljük: aranyos bungalók és türkizkék lagúna. Romantikázáshoz ajánlott, a nászutasok álma.

https://media-cdn.tripadvisor.com/media/photo-s/03/a3/a2/1b/bora-bora.jpg

2. Dubai: Amennyiben kíváncsi rá, milyen lehet fedett pályán síelni, a világ legnagyobb plázájában vásárolni, a világ telején lenni (a Burdzs Kalifában) vagy megszállni egy 7 csillagos szállodában, ez lesz az Ön helye.

http://www.visitdubai.com/-/media/optimised%20images/itineraries/24%20hours%20in%20dubai/dubai-in-24-hours-panel-desktop.jpg

1. Hawaii: Homokos tengerpartok, tengeri sziklák, vulkáni tájak, gazdag tengeri élet és polinéz kultúra. Mindenkinek ajánlott, de tényleg.

http://www.aloha-hawaiian.com/images/newsite/HawaiiSunsetHoneymoon.jpg

Persze nem csak ezek a távoli tájak lehetnek élvezetesek és szépek. Kicsit igazságtalannak is érzem, hogy az előbbi felsorolásban csupán egyetlen európai hely kaphatott helyet.

Nézzünk tehát egy magyar toplistát is, melyet az Álmaim Otthona gyűjtött össze weboldalán. Itt fordított számozást alkalmazunk, de ez ne zavarjon meg senkit! Szerintem igazából nem is sorrendet takarnak a számok, mind a 10 kiváló hely, és első pozíciót érdemelne.

1. Hévíz: Budapest után a második legnépszerűbb nyaralóhely az országban. Kivételes népszerűségét nagyrészt gyógyító hatású tavának köszönheti.

http://www.hunguesthotels.hu/images/gallery/big/2351.jpg

2. Badacsony: A Tapolcai-medence legmagasabb tanúhegye, mely a Balaton két öble között magasodik az ég felé, remek kilátást biztosítva az itt nyaralóknak.

http://www.wellnesshetvege.hu/wellness/szallodak/137Badacsony_Balaton.jpg

3. Balatonfüred: A Balaton legrégebbi üdülőhelye és északi partjának fővárosa, szénsavas forrásokkal és mediterrán jellegű klímával.

http://www.flamingohotel.hu/w/hi/issueslides/1072/1007.jpg

4. Orfű: A Mecsek hegyhát közepén található falu legfőbb nevezetességei a 3 mesterséges tó, a Malommúzeum és a Fishing on Orfű fesztivál.

http://www.spenglerdr.hu/program/program/orfu_6.jpg

5. Balatongyörök: Klasszicista stílusú római katolikus templom, Szépkilátó, Római forrás, tanösvény, és még sok-sok nevezetesség a Balaton partján.

http://balatongolf-villa.com/wp-content/gallery/balatongyorok/balatongyorok-szepkilato-1.jpg

6. Keszthely: Szintén a Balaton nyugati részén várja a látogatókat élénk turizmussal és ősi kultúrával, számtalan nevezetességgel.

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/d/d8/Keszthely_-_Festetics_Castle.jpg

7. Velencei-tó: Magyarország 3. legnagyobb és Európa egyik legmelegebb tava – kiváló fürdőhely, ráadásul ásványi anyagokban is gazdag, így a kimerült szervezetet regenerálja.

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/8f/Swan_on_Lake_Velencei.jpg

8. Kis-Balaton: A Zala folyó természeti és kulturális értékekben gazdag, mocsaras torkolatvidéke, rengeteg látnivalóval.

http://zalakaros.info.hu/wp-content/gallery/kis-balaton/kis-balaton-0006.jpg

9. Siófok: A Balatonpart legnagyobb városa, nagyon népszerű üdülőhely.

http://www.programturizmus.hu/media/image/big/ajanlat/program/csalad-gyerek/csaladi-gyerek-kirandulas/18/4645-siofoki-viztorony.jpg

10. Csopak: A Balatonfüredi járás egy községe sok templommal, kastéllyal, villával és más nevezetességekkel.

http://korut.cartour.hu/uploads/location/132/csopaki-nyaral%C3%A1s_csopak4.jpg

Kicsit még ezt a listát is igazságtalannak érzem, erős Balaton-központúsága miatt. Aki unja a magyar tengert, annak is szeretnék ötleteket adni a nyaralásához, így nézzük át a Femina top10-es listáját is, a legjobb magyar strandokról.

1. Velencei-tavi Sport Beach (Gárdony)
2. Abádszalóki Strand (Abádszalók)
3. Balatonlellei Napfény Strand (Balatonlelle)
4. Palatinus Strand (Budapest)
5. Gyopárosi Strand- és Élményfürdő (Gyopárosfürdő)
6. Siófoki Nagystrand (Siófok)
7. Hajdúszoboszló (Hajdúszoboszló)
8. Balatonfüredi Eszterházy Strand (Balatonfüred)
9. Csepeli Strandfürdő (Csepel)
10. Tihany (Tihany)

Remélem, hogy sikerült egy-két jó ötletet adni a nyári kikapcoslódáshoz. Hagyja pihenni a munkát, és élvezze a nyarat!

De mi is az az ügyfélkapcsolat-kezelés, vagy az ismert angol rövidítéssel CRM? A Wikipedia szerint a CRM minden olyan folyamatot magába foglal, mely az ügyfelekkel való együttműködéshez, az őket való kiszolgáláshoz vagy újraértékesítéshez, illetve a potenciális ügyfelek megkereséséhez köthető. A fogalom erősen kapcsolódik továbbá a szoftverekhez is, melyek a felsorolt folyamatokat támogatják.

Mindenek előtt fontosnak tartom körüljárni azt, hogy mégis milyen funkciókat foglal magában az ügyfélkapcsolat menedzselése, mire érdemes figyelmet fordítani saját CRM rendszerünk kialakítása során.

A DB Pros összeszedte a 10 legfontosabb CRM funkciót:

• Lead Menedzsment: A leadek nyilvántartása fontosabb adataikkal együtt (értékesítő, termék, időzítés, státusz, stb.).
• Lehetőség Menedzsment: A minősített leadek nyilvántartása a lehetőségek tölcséreként.
• Account Menedzsment: Minden cég, mellyel dolgozik, legyen akár lehetőség, vásárló, hivatkozó forrás vagy általános üzleti kapcsolat.
• Kontakt Menedzsment: Mindenki, akivel üzletel, ismét lehetőségek, vásárlók, hivatkozó források vagy általános üzleti kapcsolatok.
• Értékesítési Tevékenység Követés: Azok a teendők, melyek szükségesek egy értékesítés előbbre viteléhez.
• Ajánlat Menedzsment: Árajánlatok készítése és kiküldése.
• Marketing Kampány Menedzsment: A cég marketing-jellegű tevékenységei sikerének mérése.
• Vevőszolgálat: A beérkező issue-k, ticketek kezelése, illetve accountokhoz rendelése.
• Ügyfél Kollaborációs Eszközök: Kapcsolattartás az ügyfelekkel különböző médiumokon keresztül.
• Értékesítési Terület Menedzsment: A különböző leadek automatikus értékesítőkhöz rendelése területek szerint.

A funkciók tehát megvannak, már csak az a kérdés, hogyan lehet az ügyfélkapcsolat-menedzsment rendszerünket hatékonyan megvalósítani.

A CSO szerint a CRM rendszerek bevezetésének nehézségei leginkább a gyenge projektvégrehajtásból erednek. Helyes megközelítés, illetve alapos tervezés és végrehajtás szükséges a működés biztosításához. 10 bevált gyakorlatot javasolnak ennek megvalósításához:

• Pontosan definiálja az üzleti problémát, a kívánt előnyöket és mutatókat!
• Keressen vezetői támogatást, és alkosson egy kormányzócsapatot!
• Mindig a nagy egészet tartsa szem előtt!
• Inkább az üzleti folyamatokra koncentráljon, mint a technológiára!
• Alkalmazzon változásmenedzsment intézkedéseket!
• Építsen egy kiváló csapatot!
• Válassza a megfelelő CRM partnert!
• Válassza a megfelelő módszertant!
• A felület megtervezésekor a felhasználókat tartsa szem előtt!
• Invesztáljon képzésekbe!

Remélem, hogy a fenti tanácsok alapján kedvet kapott saját CRM rendszerének kialakításához, illetve esetlegesen meglévő rendszerének optimalizálásához.

A javaslatom az, hogy ügyfélmenedzsment eszköztárából a simpTASK-ot se hagyja ki.

Bár a simpTASK klasszikus értelemben véve nem CRM rendszer, a szoftver több funkciója segítheti Önt az ügyfelekkel való kapcsolattartásban. A rendszerben elérhető az ügyfelek listája, a részletes kapcsolattartási adatokkal együtt. A projektek ügyfelek szerint kerülnek nyilvántartásra, így elkülönítve kezelheti a belső, illetve a külső ügyfélprojekteket. Ügyfeleinek és partnereinek külsős jogosultsággal akár felhasználói fiókot is biztosíthat a simpTASK rendszerében, így ők pontosan nyomon követhetik a munkák haladását, és nem fog kommunikációs nehézségeken megrekedni egyetlen projekt sem.

Végül, fogadja meg Steve Jobs tanácsát: „Kerüljön minden eddiginél közelebb ügyfeleihez! Olyan közel, hogy elmondhassa nekik, mire van szükségük – jóval azelőtt, hogy maguktól rájönnének.”

Az AMA projektmendzserekről szóló cikkjében azt írja, hogy a megfelelő személyiségtípus függ a projekt típusától és méretétől, illetve a projektcsapat tapasztalatától. Az azonban elmondható általánosságban, hogy a jó projektmendzserek valamilyen mértékben extrovertáltak. Az introvertált vezetők sokszor kontrollt veszítenek projektjeik felett. Továbbá az is elmondható, hogy általában az adatokra, objektív elemzésekre építő menedzserek lehetnek sikeresebbek.

A Capterra 8 dolgot emel ki a projektmenedzserek személyiségéből: ügyfél-orientáltság, hatalom, szervezettség, erős kommunikációs képességek, előrelátás, szerénység, pragmatizmus, empátia. Mindezek mellett az extrovertáltságot is említik, azonban csak erős szkepticizmussal: bizony, nagyon sok introvertált vezető is mutatott már jelentős sikereket a projektmenedzsment történelmében.

Az előbbiekben rengeteg személyiségbeli elvárást fogalmaztunk meg a projektmenedzserekkel szemben, ez mégsem azt jelenti, hogy minden projektvezető egyforma. Amellett, hogy bizonyos képességek, jellemvonások mindekinek előnyére válhatnak, láthattuk, hogy vannak vitatottabb tulajdonságok is, és talán ezzel is magyarázható, hogy nagyon eltérő személyiségek is sikerre vezethetnek.

A Zoho 7 különböző projektmenedzser személyiségtípust jelöl meg:

• a mikromenedzser: Minden részletre odafigyel, maximalista, a rendszeres megbeszélések és státusz-frissítések híve.
• a túlteljesítő: Mindent megtesz, ami a munka teljesítéséhez szükséges, és még annál is többet, mert a jó nem elég jó.
• a szuperhős: Amennyiben csökkentik a büdzsét, vagy bármivel hátráltatják a csapatot, ő mindig ott terem megmentőként.
• a stratéga: Mint egy profi sakkozó, a projekt minden lépését előre megtervezi.
• a makro-menedzser: Bizalomra épít, a legtöbb döntés a csapattagokra hárul. Amíg jól halad a projekt, minden sima.
• a tábornok: A feladatoknak meghatározott módon és meghatározott ütemben kell megvalósulniuk. Erős aurája van és nagyszerű vezető.
• a mentor: Bölcs és türelmes, minden választ megad a csapattagoknak a projektet érintő és nem érintő kérdésekben.

Ez a lista szerintem nagyon érhetően és átfogóan mutatja be a menedzsertípusokat. Érdemes elgondolkozni rajta: Ön vajon melyik típusba tartozhat, illetve melyik lehet a leghatékonyabb az Ön projektcsapatának irányításához.

Bakacsi Gyula szerint a személyiség „jellemző tulajdonságaink viszonylag stabil szerveződése, a tulajdonságok olyan tartós készlete, amely meghatározza egyediségünket, és megkülönböztet másoktól. Személyiségünk meghatározza, hogyan reagálunk másokra, és hogyan lépünk velük interakcióba.” A személyiség tehát viszonylag stabil, nehezen változtatható. Így azt javaslom, ne próbáljon meg teljesen átalakulni, hogy tökéletes projektmenedzserré válhasson, inkább válassza ki az Önnek legalkalmasabb vezetési stílust, és hozza ki abból a maximumot!

Legyen Ön bármelyik típus megtestesítője, egy tanácsom lehet: próbálja ki a simpTASK-ot! Vállalatirányítási rendszerünk meg fogja könnyíteni mindennapjait.

Minden cégnek az az érdeke, hogy megszerezze és megtartsa a lehető legjobb munkavállalókat. Ennek eléréséhez természetesen egy nagyon jó eszköz a magas fizetés, de sok esetben ennél egyszerűbb és olcsóbb motivációs eszközöket is lehet találni – ilyen lehet például a kellemes munkakörnyezet.

Érdemes tehát – mind a munkaadóknak, mind a munkavállalóknak – energiát fektetni abba, hogy kicsit feldobják az irodát, a munkakörnyezetet, a mindennapokat.

A Bored Panda összeszedte a világ 12 nagyon menő irodáját. Mindenképpen megéri végiggörgetni a képeket: ki ne szeretne ilyen lenyűgző környezetben dolgozni? Érdekes továbbá a Fortune listája is a világ 100 legjobb cégének 25 legmenőbb irodájáról: vajon azért jó cégek, mert menő az irodájuk, vagy azért menő az irodájuk, mert jó cégek? Lényegében mindegy is.

Jöjjenek tehát az ötletek, melyekkel vidámabbá, élvezhetőbbé tehetjük munkakörnyezetünket.

A FastCompany 10 módszert javasol, melyekkel mókásabbá tehetjük irodánkat:

• Iroda-kutya: A kutya mindenkit boldoggá tesz, és segít a munkavégzésben.
• Boldog órák: Egy kis munka utáni iszogatás javítja a morált, és részét képezheti a kultúrának. Csak nem szabad túlzásba vinni.
• Közös ebéd: Ennek során megismerhetünk új ételeket, vagy akár új embereket is.
• Dekoráció: Attól még, hogy ez egy iroda, nem kell irodának lennie! Szép környezetben, ami kifejezi az ott dolgozó embereket, szívesebben végezzük munkánkat.
• Csoportos torna: Egy kis közös edzésnek nagyon sokféle jó hatása lehet. Persze nem feltétlenül kell ugrabugrálni, a jóga vagy meditáció is jó választás.
• Egy egyedi dolog: Egy jó irodának lennie kell valami egyedi, fura, különleges tulajdonságának, ami máshol nem található meg – így mindenki azt érezheti, hogy valamilyen titkos klub tagja.
• Snack: Egy kis rágcsálnivalót kitenni valahova nem kerül sokba, ellenben mindenki boldog lesz tőle, és a beszélgetések fókuszpontját fogja képezni az irodában.
• Játékok: Egy jó tásasjátékozás vagy ping-pong mindenkinek jó kikapcsolódás és feltöltődés lehet.
• Csínyek: Amennyiben valaki hosszabb nyaralásra megy, mindenképpen meg kell tréfálni őt – ez tényleg vicces tud lenni, ha ügyesen csináljuk, és az áldozat sem haragszik, mert érzi, hogy igazából hiányzott.
• Házi barista: Saját baristát tartani menő.

Így nyár idején újabb depresszióforrást képez a tény, hogy míg kint süt a nap és csicseregnek a madarak, mi a négy fal között üldögélünk. A themuse összegyűjtött 15 olyan dolgot, melyek segíthetnek az irodában is élvezhetővé tenni a nyarat:

• Készítsen gyümölcsös vizet!
• Változtasson a lejátszási listáján!
• Használjon élénkebb színeket az asztalán!
• Tervezzen egy céges fagyizást!
• Világosítsa ki a szobát!
• Hordjon nyárias ruhákat!
• Unalmas szendvicsek helyett fogyasszon hotdogot vagy hamburgert!
• Minden nap mozduljon ki egy kis D-vitaminért!
• Vigyen jégkrémet az irodába!
• Vegyen egy növényt!
• Változtassa nyárira az időbeosztását, hogy hamarabb végezhessen!
• Használja változatosabban az ebédszünetét!
• Barátkozzon sorstársaival, akik szintén dolgoznak pénteken!
• Váltson közlekedési eszközt vagy útvonalat!
• Sportoljon az irodában!

Az alábbiakban képekkel is illusztrálom, hogy lehet szórakoztató és vicces dolgokat csinálni az irodában:

Konklúzióként tehát azt javaslom, hogy két simpTASK-kitöltés között csináljon valami vidámat, szórakoztatót! Jó hangulatban a projektek is jobban haladnak!

Az Entrepreneur 3 különböző területet jelöl meg, ahol optimalizálhatjuk magunkat: idő, tér és gondolkodásmód. Mi emberek nagyon gyengék vagyunk multitaskolásban, ezért nagyon fontos az időnk menedzselése. A legnagyobb problémát a váratlan (és általában felesleges) feladatok okozzák, megfelelő tervezéssel azonban ezek elkerülhetők. A „tér” nem csak az irodát, de a virtuális környezetünket is magába foglalja. Amikor csak lehetséges, érdemes az irodán kívül végezni munkáinkat, mert ez segítheti a koncentrációt. A számítógépeken és más kütyükön ki kell kapcsolni a zavaró értesítéseket, hogy azok se akadályozhassák a munka zökkenőmentességét. Végül, a gondolkodásmódunk is alakítható a hatékonyság érdekében: a nagyobb problémákat részeire bontva, illetve ellenőrzőlistát vezetve kevesebb hibával végezhetjük feladatainkat.

A Lifehack szerint a termelékenységi fókusz hiánya nagyon rossz dolgokhoz vezet: extra stressz, bukott határidők, kihagyott lehetőségek, elmaradt fizetésemelés, lefokozás vagy akár a munkaviszony megszüntetése. Néhány javaslat ezek elkerülésének érdekében:

• Rendszeres időközönként tartson szünetet! A szünet nagyon fontos, mint a számítógépnek az újraindítás. Akkor is szakítsa meg időnként a munkáját, ha a főnöke ezt nem nagyon szereti!
• Ütemezze és egyensúlyozza ki a munkaterhelést! Előre kell tervezni: meg kell becsülni a szükséges időt, és részekre kell osztani a projektet. Sikeresebb lehet, ha tudja, mi vár Önre.
• A munkáját helyezze előtérbe! Fontosak a szünetek, de azért túlságosan nem szabad elkalandozni. Az sem optimális, ha elvégzi mások munkáját, vagy épp a sajátját sózza másra. Mindenki koncentráljon a maga kihívásaira.
• Csak akkor nyisson böngészőket, ha tényleg szüksége van rá! Manapság mindenki folyamatosan közösségi médiázik. Az internetkapcsolat megszüntetése sokat javíthat a termelékenységen.
• Próbáljon boldog és optimista lenni! Negatív kilátásokkal zaklatottabb és motiválatlanabb lesz. Legyen boldog, és a munka is jobban fog haladni!

A themuse azokat a gyakori jótanácsokat szedte össze, melyek egyébként nem működnek:

• Ne az e-mailek átolvasásával kezdje a reggelt! – A mai rohanó világban ez nem reális. Jobb taktika, ha reggel azonnal átnézi az e-mail üzeneteit, de csak azokra válaszol, melyek legfeljebb egy percet igényelnek.
• A legnehezebb feladatot csinálja először! – Ez elsőre logikusnak tűnik, de a nehéz feladat könnyen időrablóvá válhat, és romokba döntheti a hatékonyra tervezett napunkat. Jobb, ha először egy kisebb feldattal megalapozza az önbizalmát.
• Készítsen egy mesteri tennivaló-listát! – A lista jó ötlet, de ha bonyolult és véget nem érő, akkor többet árt mint használ. Érdemes lehet részekre bontani a listát (pl.: munka lista, otthoni lista), és mindig csak arra koncentrálni, amelyik aktuális – így kiszűrheti a zajt, és és tisztán tarthatja a fejét.
• Ne multitaskoljon! – Ez sem teljesen elvetendő ötlet, de így általánosan kijelenteni hiba. Egyszerre telefonálni és e-mailt írni tényleg nem célszerű, de vannak olyan dolgok, amiket kifejezetten jól lehet együtt is csinálni.

Összegzésképpen elmondható: fontos, hogy rendszerezetten végezhessünk munkánkat, ügyelve a szűkös időnk beosztására és a koncentráció fenntartására. A simpTASK vállalatirányítási rendszer célja, hogy ebben segítséget nyújtson.

A szoftver segítségével bármilyen típusú és méretű projekt nyilvántartható és menedzselhető. A részletes adatoknak köszönhetően bármikor tájékozódhat a munkák haladásával, munkatársai eredményeivel kapcsolatban. A munka megszervezése és a feladatok allokálása egyszerű és átlátható, így Önnek több ideje maradhat a megoldásra koncentrálni.

A tevékenységrögzítés pontos órarendet rajzol Önnek, és segíti munkaidejének hatékony felhasználásában. A múltbeli rögzítések segítségével megvizsgálhatja, hogy milyen gyakorlatok támogatták Önt a hatékony munkavégzésben.

A simpTASK minden funkciója – melyekről részletesebb információkat itt talál – a munkavégzési hatékonyságot és a projektek sikerének valószínűségét igyekszik növelni.

Termeljen többet, könnyebben! Próbálja ki a simpTASK-ot!

A PMBOK GUIDE egy egész fejezetet szán a kockázatmenedzsmentnek. Eszerint a projektkockázat-menedzsment célja a pozitív események bekövetkezési valószínűségének és hatásának növelése, és a projektre negatív hatást kiváltó események valószínűségének és hatásának csökkentése. A kockázat lehet tehát pozitív és negatív is: előbbit lehetőségnek, utóbbit fenyegetésnek nevezzük.

A PMBOK GUIDE szerint a szervezetek és projektérintettek kockázati attitűdjét több tényező befolyásolja, melyek az alábbi csoportokba sorolhatók:

• kockázati étvágy: a bizonytalanság azon foka, melyet egy remélt jutalom érdekében még bevállalnak,
• kockázati tolerancia: az a kockázati szint, érték vagy nagyság, melyet egy szervezet vagy személy elvisel, elfogad,
• kockázati küszöb: az a bizonytalansági szint vagy hatás, mely különös jelentőséggel bír a projektérintett számára (alatta el fogják fogadni, felette azonban nem).

Legyen azonban bármilyen is hozzáállásunk, teljesen nem kerülhetjük el a kockázatokat. Kezelni kell tehát őket.

A Project Smart szerint sok pénzt lehet nyerni azzal, ha proaktívan kezeljük a bizonytalan eseményeket, és nem tűzoltók módjára javítgatjuk utólag a dolgokat. 10 aranyszabályt említ a projekt kockázatok sikeres menedzseléséhez:

• Tedd a kockázatmenedzsmentet a projekted részévé!
• Időben azonosítsd a kockázatokat!
• Kommunikáld a kockázatokat!
• A veszélyeket és a lehetőségeket is vedd számításba!
• Tisztázd a tulajdonlási, felelősségi kérdéseket!
• Priorizáld a kockázatokat!
• Elemezd a kockázatokat!
• Tervezd és implementáld a kockázatkezelést!
• Vezess nyilvántartást a projekt kockázatokról!
• Kövesd a kockázatokat és a kapcsolódó feladatokat!

A kockázatkezelés egyik elterjedt eszköze a kockázat-nyilvántartás vezetése, mely az azonosított kockázatok valószínűségét, hatását, illetve esetlegesen egyéb adatait mutatja táblázat vagy diagram formájában.

A kockázatok ilyen jellegű, manuális vezetése hasznos lehet bár, de csak korlátozott mértékben. A nyilvántartáshoz tudnunk kell pontosan és időben azonosítani egyesével a különböző kockázatokat. Ez túl sok emberi erőforrást és kognitív ráfordítást igényel. Van ennél hatékonyabb módszer is.

A simpTASK automatikusan azonosítja a projektek felmerülő kockázatait.

Az elvégzett tevékenységek és létrejött eredmények feljegyzésével lehetővé válik a megvalósulás kockázatainak valós idejű, számszerű azonosítása.

Mind a projektek, mind az azokat felépítő feladatok kockázatai rendelkezésre állnak egy áttekinthető táblázatban. A rizikókat komponenseire bontva is vizsgálja a rendszer:

• ráfordítási kockázat: a tervezettnél várhatóan mennyivel több (vagy kevesebb) ráfordításból fog  megvalósulni a munka;
• befejezési kockázat: a tervezettnél várhatóan mennyivel később (vagy korábban) fog megvalósulni a munka.

A kockázatok számításakor a simpTASK a munka már elvégzett részét elemzi, és azonos haladást feltételezve számítja a mutatókat.

A simpTASK egy kiemelten hasznos kockázatmenedzsment funkciója a kockázatjelentés: tetszőleges gyakorisággal (akár óránként!) kérhet automatikus jelentést a kockázatokról és azok változásairól e-mail üzenet formájában. Így be sem kell jelentkeznie a rendszerbe ahhoz, hogy képbe kerüljön a kockázatokkal, és időben rendezhesse azokat.

Próbálja ki a simpTASK-ot most, és élvezze a nyugodtabb munkavégzéssel járó előnyöket!

A Project Smart például az időszámítunk előtti 2570 környékére teszi a projektmenedzsment első felbukkanását, a gízai nagy piramis építéséhez. Igazából ma sem tudjuk, hogy hogyan készülhetett el ez a monumentális épület, de ha az UFO-k nem segítettek, projektmenedzsmentre biztosan szükség volt.

forrás: https://en.wikipedia.org/wiki/File:Kheops-Pyramid.jpg

A Krisztus előtti időkből a kínai nagy fal építését említik még a projektmenedzsment-történet részeként. Itt azonban egy nagy szünetet szoktak könyvelni a projektmenedzsment történészei, és egészen a 18-19. századig ugranak, hogy újabb jelentős fejlesztéseket említhessenek.  A legtöbb fontosabb történés persze a 20. századra, illetve napjainkra datálható. Ilyen például a Gantt chart 1917-es születése: ezt a lassan 100 éves projektvizualizációs eszközt napjainkban is nagyon sokan használják.

Az Innovative Management Solutions blogbejegyzése a számítógépek 1980 és 2000 közötti terjedését emeli ki, mely előtérbe hozta az összeköttetést és kommunikációt. A kétezres évektől komplex algoritmusok jelentek meg, melyek lehetővé tették, hogy a projektmenedzserek a korábbinál több munkát végezhessenek el kevesebb idő alatt és kevesebb hibával. Az internet növekedésével megjelentek a webes projektmenedzsment szoftverek, melyek napjainkban elérhetők felhő alapon, eszközfüggetlenül, támogatva a kommunikációt és hatékonyságot.

Valahol itt tartunk most. Az ókori egyiptomiak is nagyon ügyesek voltak, manapság azonban rengeteg eszköz áll a rendelkezésünkre, melyek időhatékonyabbá és eredményesebbé tehetik projektjeinket.

A választék tényleg bőséges, de engedjék meg, hogy én a simpTASK-ot javasoljam.

A simpTASK a gyakorlati életből vett projektmenedzsment elemeket egyesíti a legmodernebb technológiákkal. A rendszer elérhető felhőben és lokálisan telepítve is, használható asztali és mobil eszközökön egyaráránt, és a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően a legmodernebb webes technológiákat alkalmazza. A rendszer lelkét azonban az adja, hogy elméletek helyett a való életben szerzett tapasztalatokra épít.

A simpTASK tehát olyan fejlesztésekkel próbálja támogatni Önt, melyek a projektek eredményes megvalósításához tényleg elengedhetetlenek – kiemelt szerepet kap a biztonság, részletesség, kommunikáció, rugalmasság… Természetesen még sorolhatnám. A simpTASK a jelen kori projektmenedzsment legfontosabb kihívásaira kínál kényelmes megoldásokat.

Szeretné kipróbálni a projektmenedzsment evolúciójának egyik legújabb eszközét? Megteheti itt.

Megpróbálunk itt összegyűjteni néhány igazán hasznos tippet az internetről a szabadságaink, munkán kívül töltött időnk praktikus eltöltéséhez.

A wikiHow weboldala mindenre megadja a választ, így érdemes lehet megszívlelni a szabadidő eltöltéséhez kapcsolódó javaslataikat is:

• Tervezzük meg a szabadidőnket – magától nem fog az hasznossá válni!
• Óvjuk a szabadidőnket a felesleges stressztől, zárjuk ki a mindennapokat, hiszen éppen ez a szabadidő lényege.
• Lépjünk ki a komfortzónánkból, fedezzünk fel új dolgokat!
• Változtassunk a médiahasználati szokásainkon – ne tévézzük, inkább az interneten csináljunk valami kreatívat, hasznosat!
• Önkénteskedjünk – kicsit átadni szabadidőnkből másoknak nagyon jó érzés tud lenni.
• Fontoljuk meg az életmódunk karcsúsítását és átformálását!
• Tanuljunk, csak a tanulás kedvéért!
• Merüljünk el a hobbinkban!
• A főzést és kertészkedést alakítsuk házimunkából élvezetté!
• Töltsünk több időt a háziállatokkal!
• Koncentráljunk a spiritualitásra!
• Barátkozzunk!

Sok-sok hasznos jótanács.

Az inc.com szerint az, ahogy a szabaidőnket eltöltjük, jelentős hatással van a munka világában elért sikereinkre. Hasznos lehet tehát azt is kielemzni, hogy a sikeres emberek mivel foglalkoznak a munkán kívüli időszakban:

• Edzenek. Az edzés a fizikai és mentális egészségnek is jót tesz, stresszmentesít, és fegyelemre nevel.
• Olvasnak. Minden olvasmány mutat valami újat (karakterek, kultúrák, filozófiák, stb.), és fejleszti a megértési és kommunikációs képességeket.
• Órákat vesznek. (Mármint tanórákat, nem karórákat.) Mindig tanulnak.
• Önkénteskednek. Alapból jó érzés tenni a közösségért, ráadádul ez networkingelésnek is jó.
• Networkölnek. Eljárnak különböző eseményekre, hajlandóak kilépni a komfortzónájukból.
• Van hobbijuk. Ez stresszmentesít, és lehetőséget biztosít képességek fejlesztésére más területeken.
• Időt töltenek a családjukkal, barátaikkal. Nem hanyagolhatod el a személyes kapcsolataidat, ha sikeres akarsz lenni az életben.

Úgy tűnik, hogy az általános tanácsok nagyrészt egybeesnek a sikeres emberek gyakorlataival: ha sikeres akar lenni, érdemes a szabadidejének minőségére is koncentrálni. Ebben szoftverünk, a simpTASK, néhány funkciója is segítségére lehet Önnek.

Mi is volt a legelső ötlet? Terv. A minőségi szabadidőt tervezni kell.

A simpTASK szabadság-nyilvántartása egy átlátható felületet biztosít a távollétek megszervezésére. Mindenki láthatja, hogy a többiek mikor terveznek pihenőnapokra vonulni, ami nagyban megkönnyíti a hiányzások összehangolását. A legtöbb esetben így megoldható, hogy mindenki akkor mehessen szabadságra, amikor neki az jó, de a munkák is megfelelő ütemben haladjanak.

Az előre megtervezett szabadságokat könnyebb hatékonyan eltölteni, mint a kényszerből kivett napokat. Jó előre tervezhető a tengerparti nyaralás, a karácsonyi önkénteskedés vagy bármi. Mindig tudni fogja, hogy mennyi időből gazdálkodhat, miből kell kihozni a maximumot.

A simpTASK másik szabadidő-fejlesztő funkciója maga az időnyilvántartás, hiszen nem csak munkavégzés során jegyezheti fel tevékenységeit. „Privát” tevékenységek rögzítésével akár szabadidős elfoglaltságainak hatékonyságát is növelheti.

Szoftverünk segítségével munkája és szabadideje minőségét is egyszerűen javíthatja.

Szeretné kipróbálni? 30 napos próbaverziónk bármikor a rendelkezésére áll.

A kommunikáció első jelentősebb modelljét Claude Shannon és Warren Weaver készítette. Ez 3 részből áll: küldő, csatorna és vevő. Plusz még ott van a zaj, ami szépen elrontja az egészet. A Wikipedia az alábbi képpel szemlélteti mindezt:

Forrás: https://en.wikipedia.org/wiki/Communication#/media/File:Communication_shannon-weaver2.svg

A lényeg az – ha jól dekódolom -, hogy jól kódoljuk az üzenetet, legyen az érthető a címzettünk számára, és juttassuk el azt egy olyan csatornán keresztül, ami nem túlzottan zajos.

A kommunikáció – mint az élet sok más területén – a projektmenedzsmentben is nagyon fontos szerepet kap. A Projektmenedzsment útmutató (PMBOK Guide)^[2] szerint a projektmenedzserek idejük legnagyobb részét a csapattagokkal és más projektérintettekkel folytatott kommunikációra fordítják. A kommunikáció hidat képez az érintettek között, akik eltérő kulturális és szervezeti hátérrel rendelkezhetnek, valamint különböző szintű tapasztalataik, nézőpontjaik, érdekeik lehetnek, ezek az eltérések pedig kihatnak a projekt végrehajtására és eredményére.

A cio.com a hatékony projektvezetők 11 kommunikációs képességét emeli ki: szavahihetőség, transzparencia, fókusz és stabilitás, objektivitás és méltányosság, magabiztosság, példamutatás, energia és motiváció, következetesség és rugalmasság, megközelíthetőség, világosság, tisztelet.^[3] Talán több is volt ez mint 11.

A képesség és igyekezet nem mindig elég. Könnyen zajossá, hatékonytalanná válhat a kommunikáció, ha nem megfelelő a csatorna. A simpTASK szoftvere éppen ezért ott támogatja a hatékony céges kommunikációt, ahol csak tudja.

Üzenetet váltani a csapattársakkal egyszerű, akár belső rendszerüzenetek, akár a rendszerből küldött e-mailek formájában. A leveleket ráadásul sokszor megcímezni sem kell, hiszen akár egyetlen gombnyomással üzenetet küldhetünk bármelyik feladat (vagy tevékenység) összes munkavégzőjének.

A közvetlen üzenetküldésen túl a különböző értesítések is növelik a kommunikáció hatékonyságát: e-mail üzenet jelzi a készrejelentéseket, a kockázatok változását, vagy – igény esetén – az éppen kiosztott teendőket. Ezeket az üzeneteket a simpTASK megírja a felhasználó helyett, továbbá lehetőséget biztosít a kommunikáció válaszüzenetekben való folytatására.

Az információáramlás minőségét tovább javítja az, hogy minden munkavégzés minden részlete, szöveges leírással együtt megadható, illetve hogy minden projekthez és feladathoz tetszőleges jegyzeteket és hivatkozásokat lehet csatolni, melyek elérhetők minden érintett kolléga számára.

Amennyiben a felsorolt funkciók mégis kevésnek bizonyulnának, és valahol megreked a kommunikáció, a rendszer nyilvántartja minden felhasználó és minden ügyfél fontosabb elérhetőségeit, így célba érhetnek a kimaradt információmorzsák is.

Szeretné a kommunikációt támogató környezetbe helyezni projektjeit? Próbálja ki a simpTASK-ot most!

[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Communication

[2] Project Management Institute: Projektmenedzsment útmutató (PMBOK® Guide) 5. kiadás Akadémiai Kiadó, Budapest, 2013, 488 oldal Borító típusa: kartonált. ISBN: 978 963 05 9426 4

[3] http://www.cio.com/article/2882199/project-management/11-communication-skills-of-effective-project-leaders.html