A kommunikáció a Wikipedia[1] szerint valamilyen szándékolt jelentés közvetítését jelenti egy másik entitás számára, kölcsönösen érthető jelek és szemiotikus szabályok használatával.
A kommunikáció első jelentősebb modelljét Claude Shannon és Warren Weaver készítette. Ez 3 részből áll: küldő, csatorna és vevő. Plusz még ott van a zaj, ami szépen elrontja az egészet. A Wikipedia az alábbi képpel szemlélteti mindezt:
Forrás: https://en.wikipedia.org/wiki/Communication#/media/File:Communication_shannon-weaver2.svg
A lényeg az – ha jól dekódolom -, hogy jól kódoljuk az üzenetet, legyen az érthető a címzettünk számára, és juttassuk el azt egy olyan csatornán keresztül, ami nem túlzottan zajos.
A kommunikáció – mint az élet sok más területén – a projektmenedzsmentben is nagyon fontos szerepet kap. A Projektmenedzsment útmutató (PMBOK Guide)[2] szerint a projektmenedzserek idejük legnagyobb részét a csapattagokkal és más projektérintettekkel folytatott kommunikációra fordítják. A kommunikáció hidat képez az érintettek között, akik eltérő kulturális és szervezeti hátérrel rendelkezhetnek, valamint különböző szintű tapasztalataik, nézőpontjaik, érdekeik lehetnek, ezek az eltérések pedig kihatnak a projekt végrehajtására és eredményére.
A cio.com a hatékony projektvezetők 11 kommunikációs képességét emeli ki: szavahihetőség, transzparencia, fókusz és stabilitás, objektivitás és méltányosság, magabiztosság, példamutatás, energia és motiváció, következetesség és rugalmasság, megközelíthetőség, világosság, tisztelet.[3] Talán több is volt ez mint 11.
A képesség és igyekezet nem mindig elég. Könnyen zajossá, hatékonytalanná válhat a kommunikáció, ha nem megfelelő a csatorna. A simpTASK szoftvere éppen ezért ott támogatja a hatékony céges kommunikációt, ahol csak tudja.
Üzenetet váltani a csapattársakkal egyszerű, akár belső rendszerüzenetek, akár a rendszerből küldött e-mailek formájában. A leveleket ráadásul sokszor megcímezni sem kell, hiszen akár egyetlen gombnyomással üzenetet küldhetünk bármelyik feladat (vagy tevékenység) összes munkavégzőjének.
A közvetlen üzenetküldésen túl a különböző értesítések is növelik a kommunikáció hatékonyságát: e-mail üzenet jelzi a készrejelentéseket, a kockázatok változását, vagy – igény esetén – az éppen kiosztott teendőket. Ezeket az üzeneteket a simpTASK megírja a felhasználó helyett, továbbá lehetőséget biztosít a kommunikáció válaszüzenetekben való folytatására.
Az információáramlás minőségét tovább javítja az, hogy minden munkavégzés minden részlete, szöveges leírással együtt megadható, illetve hogy minden projekthez és feladathoz tetszőleges jegyzeteket és hivatkozásokat lehet csatolni, melyek elérhetők minden érintett kolléga számára.
Amennyiben a felsorolt funkciók mégis kevésnek bizonyulnának, és valahol megreked a kommunikáció, a rendszer nyilvántartja minden felhasználó és minden ügyfél fontosabb elérhetőségeit, így célba érhetnek a kimaradt információmorzsák is.
Szeretné a kommunikációt támogató környezetbe helyezni projektjeit? Próbálja ki a simpTASK-ot most!
[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Communication
[2] Project Management Institute: Projektmenedzsment útmutató (PMBOK® Guide) 5. kiadás Akadémiai Kiadó, Budapest, 2013, 488 oldal Borító típusa: kartonált. ISBN: 978 963 05 9426 4
Comments are closed.