A munkáltatók élete nem egyszerű. Nem elég a hatékonyságra, profitra koncentrálni, meg kell felelni a törvények által támasztott adminisztratív elvárásoknak is. Ez sajnos elkerülhetetlen, akkor is, ha csak hasztalan nyűg.
Ott van például a 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről, melynek 134. paragrafusa részletezi a munka- és pihenőidő nyilvántartásának követelményeit. Eszerint a munkáltató nyilvántartja a rendes és rendkívüli munkaidőt, a készenlét (kezdő és befejező időpont), a szabadság tartamát.
Ez jelentős teher. Akár már egyetlen alkalmazott foglalkoztatása esetén is rendszeres adatrögzítést igényel a törvénynek való megfelelés. A nyilvántartás vezetésével töltött idő pedig kárbavész… vagy talán mégsem? Ebben a bejegyzésben én arra próbálok rámutatni, hogy a munkaidő-nyilvántartás akár még hasznos is lehet – jól csinálva.
Az adminisztráció megoldható papíron is akár, ennek azonban vannak hátrányai:
- Sok papír kell hozzá, a sok papírhoz pedig sok fa. A fák lassan nőnek, ezért ha sokat használunk, kevesebb lesz, így kevesebb oxigén lesz, ami nekünk nem jó.
- A papírra vetett adatokat nem lehet szoftveresen elemezni, így mikor a mennyiségük túlmutat azon, amit puszta szemmel képesek vagyunk feldolgozni és értékelni, hulladékká válnak.
Úgy gondolom ezért, hogy mindenképpen érdemes digitálisan vezetni a munkaidő nyilvántartását, és az alábbiakban kifejtem, hogy simpTASK-ban hogyan valósítható meg mindez.
A felhasználók egy webes felületen rögzíthetik munkavégzésüket. Ez azt jelenti, hogy a világ bármely pontjáról, bármikor elérhetik a felületet, csak egy böngésző és internetkapcsolat szükséges hozzá. Munkavégzésüket részletesen rögzíthetik, és a rögzítések visszakereshetően megmaradnak. A munkáltatónak lényegében semmit sem kell tennie, hogy összegyűljenek a nyilvántartáshoz szükséges adatok.
Az összegyűjtött adatokból részletes kimutatásokat készít a rendszer, melyek nem csak a munkaidő eltöltését tudják részletezni, hanem a munkavégzés hatékonyságát is. A simpTASK ugyanis a munkaidőt nem önmagában tárolja, hanem feladatokhoz, projektekhez rendelve. A munkavégzők nem csak az eltöltött időt rögzítik, hanem a projekteket felépítő feladatok státuszának alakulását is. Így a munkaidő nyilvántartása már nem csak egy adminisztrációs nehézség, hanem egy értékes információforrás az eredményesség optimalizálásához.
Minden egyes tevékenység feljegyzésekor módosítható a feladat százalékos készültsége és a feladathoz még szükséges idő, tárolható a tevékenység típusa és eredményterméke, a munkavégzés időpontja, időtartama és helye.
Az adatokból tehát megállapítható, hogy ki, melyik feladattal, mennyit dolgozott, illetve, hogy ez milyen előrelépést jelentett a feladat és a projekt céljának megvalósítása felé.
A rengeteg nyers adat befogadása nem egyszerű, ezért a simpTASK kockázati mutatókat is számít, melyek nagyban leegyszerűsítik a kontrolling folyamatokat: elég csak egy-egy számra rátekinteni annak megállapításához, hogy a munkavégzés hasonló folytatásával sikerülni fog-e céljainkat a terveink szerint megvalósítani. Csúnya, piros kockázatok esetén időben meg lehet tenni a kudarc elkerüléséhez szükséges lépéseket.
A simpTASK újraértelmezi a munkaidő-nyilvántartást: a korábbi felesleges adminisztrációt átalakítja a hatékonyságnövelés egyik leghatékonyabb eszközévé.
Szeretné a siker szolgálatába állítani a munkaidő-nyilvántartást? Próbálja ki szoftverünket ingyen!
Comments are closed.