A ‘project risks‘ kifejezést a Google-be beírva 219 millió találatot kaptam, első helyen egy 130 elemű listával, mely a projektek különböző rizikóit csoportosítja és részletezi. A magas számok igazából nem meglepőek: valószínűleg minden tapasztaltabb projektvezető hosszasan tudna mesélni a kockázatokhoz kapcsolódó keserű tapasztalatairól.
A PMBOK GUIDE egy egész fejezetet szán a kockázatmenedzsmentnek. Eszerint a projektkockázat-menedzsment célja a pozitív események bekövetkezési valószínűségének és hatásának növelése, és a projektre negatív hatást kiváltó események valószínűségének és hatásának csökkentése. A kockázat lehet tehát pozitív és negatív is: előbbit lehetőségnek, utóbbit fenyegetésnek nevezzük.
A PMBOK GUIDE szerint a szervezetek és projektérintettek kockázati attitűdjét több tényező befolyásolja, melyek az alábbi csoportokba sorolhatók:
- kockázati étvágy: a bizonytalanság azon foka, melyet egy remélt jutalom érdekében még bevállalnak,
- kockázati tolerancia: az a kockázati szint, érték vagy nagyság, melyet egy szervezet vagy személy elvisel, elfogad,
- kockázati küszöb: az a bizonytalansági szint vagy hatás, mely különös jelentőséggel bír a projektérintett számára (alatta el fogják fogadni, felette azonban nem).
Legyen azonban bármilyen is hozzáállásunk, teljesen nem kerülhetjük el a kockázatokat. Kezelni kell tehát őket.
A Project Smart szerint sok pénzt lehet nyerni azzal, ha proaktívan kezeljük a bizonytalan eseményeket, és nem tűzoltók módjára javítgatjuk utólag a dolgokat. 10 aranyszabályt említ a projekt kockázatok sikeres menedzseléséhez:
- Tedd a kockázatmenedzsmentet a projekted részévé!
- Időben azonosítsd a kockázatokat!
- Kommunikáld a kockázatokat!
- A veszélyeket és a lehetőségeket is vedd számításba!
- Tisztázd a tulajdonlási, felelősségi kérdéseket!
- Priorizáld a kockázatokat!
- Elemezd a kockázatokat!
- Tervezd és implementáld a kockázatkezelést!
- Vezess nyilvántartást a projekt kockázatokról!
- Kövesd a kockázatokat és a kapcsolódó feladatokat!
A kockázatkezelés egyik elterjedt eszköze a kockázat-nyilvántartás vezetése, mely az azonosított kockázatok valószínűségét, hatását, illetve esetlegesen egyéb adatait mutatja táblázat vagy diagram formájában.
A kockázatok ilyen jellegű, manuális vezetése hasznos lehet bár, de csak korlátozott mértékben. A nyilvántartáshoz tudnunk kell pontosan és időben azonosítani egyesével a különböző kockázatokat. Ez túl sok emberi erőforrást és kognitív ráfordítást igényel. Van ennél hatékonyabb módszer is.
A simpTASK automatikusan azonosítja a projektek felmerülő kockázatait.
Az elvégzett tevékenységek és létrejött eredmények feljegyzésével lehetővé válik a megvalósulás kockázatainak valós idejű, számszerű azonosítása.
Mind a projektek, mind az azokat felépítő feladatok kockázatai rendelkezésre állnak egy áttekinthető táblázatban. A rizikókat komponenseire bontva is vizsgálja a rendszer:
- ráfordítási kockázat: a tervezettnél várhatóan mennyivel több (vagy kevesebb) ráfordításból fog megvalósulni a munka;
- befejezési kockázat: a tervezettnél várhatóan mennyivel később (vagy korábban) fog megvalósulni a munka.
A kockázatok számításakor a simpTASK a munka már elvégzett részét elemzi, és azonos haladást feltételezve számítja a mutatókat.
A simpTASK egy kiemelten hasznos kockázatmenedzsment funkciója a kockázatjelentés: tetszőleges gyakorisággal (akár óránként!) kérhet automatikus jelentést a kockázatokról és azok változásairól e-mail üzenet formájában. Így be sem kell jelentkeznie a rendszerbe ahhoz, hogy képbe kerüljön a kockázatokkal, és időben rendezhesse azokat.
Próbálja ki a simpTASK-ot most, és élvezze a nyugodtabb munkavégzéssel járó előnyöket!
Comments are closed.